Introducción a los ERP
Para
que una empresa pueda ser eficiente en sus procesos productivos, necesita ser
consciente de todos sus recursos empresariales y gestionarlos de manera eficaz.
Sin embargo, no todas las empresas son capaces de alcanzar esa eficiencia.
En
los casos en los que la envergadura de una empresa es tal que se requieren
tener controlados todos los recursos empresariales, es necesario recurrir a
algún sistema automatizado de gestión y administración empresarial. Actualmente
estos sistemas se llaman ERP
(Enterprise Resource Planning), y se especializan en manejar todo el conjunto
de datos que son relevantes para la continuidad de la empresa
Un
CRM (Gestor de relaciones con los
clientes) es un ERP especializado en la relación con los clientes que tiene una
empresa.
Composición de un ERP
Un
ERP consta de multitud de módulos que se pueden interconectar entre sí. De
esta manera una única herramienta ERP
puede dar servicio a empresas muy distintas cambiando el conjunto de módulos
activos y las relaciones entre ellos.
Los
módulos, por tanto, son la parte central de una herramienta ERP. Estos módulos
permitirán almacenar, buscar, mostrar y representar cada proceso interno de la
empresa. Una herramienta ERP se puede componer por el siguiente conjunto básico
de módulos activos:
-
Finanzas.
Base del ERP. Almacenamiento de cada transacción y su impacto administrativo.
Facilita las auditorías.
-
Producción:
Núcleo que se necarga de los movimientos físicos de los artículos, planificación
de los materiales, etc.
-
Inventario
y Logística: Stock, almacenes, flujos de entrada y salida, etc.
-
Ventas y
marketing: Interfaz de interacción con los clientes, trazabilidad de los
pedidos, estrategias de ventas y rentabilidad, precios y promociones, etc.
-
Recursos
Humanos: Gestión de personal, nóminas, aplicación de normativas legales,
repartición de beneficios, productividad, bonus e incentivos
Es
claro que no todas las empresas se pueden definir completamente con los
anteriores módulos básicos. Por ello, los sistemas ERP se complementas con
otros módulos como los siguientes:
-
Previsión
de ventas
-
Mantenimiento
-
Gestión
de cambios del producto (PDM o Product Data Management)
-
Configuración
de productos a medida.
-
Gestión
de relaciones con los clientes (CRM o Customer Relationship Management)
-
Controles
de planta y de almacenes
-
Seguridad,
Planes de Continuidad y Planes de contingencia
Es
importante indicar que no todos los trabajadores acceden a una herramienta ERP
de igual manera. Es probable que el gerente de la empresa tenga el rol de
supervisar el funcionamiento global de la empresa, pudiendo acceder a todos los
módulos del sistema. Pero un administrativo, que se encarga de las nóminas,
solo debería tener acceso al módulo que da acceso a las nóminas y a la contabilidad.
Un empleado que se encarga de los envíos por la ciudad sólo necesitará acceso a
los almacenes, stocks y al módulo de distribución geográfica.
Como
se puede intuir, un ERP puede ser una aplicación tremendamente compleja, con
muchos módulos personalizados y con un
conjunto de roles y permisos adaptados a la manera que tiene de funcionar cada
empresa. Por tanto, un ERP será una herramienta de gestión empresarial cuyas
características principales serán la MODULARIDAD de sus sistemas y su ADAPTABILIDAD
a los entornos empresariales más diversos
Implantación
Instalar
y configurar una solución ERP requiere de muchísimo conocimiento interno de la
propia empresa. Pero ese coste temporal y económico se verá ampliamente
recompensado porque permite obtener un seguimiento íntegro de la empresa una
vez implantado. Principalmente se consiguen las siguiente ventajas en una
implementación de un ERP
-
Detección
de puntos débiles en la gestión empresarial
-
Optimización
de los procesos que se desarrollen en la empresa
-
Información
centralizada, actualizada y coherente con los procesos internos que se ejecuten
en cada momento
-
Acceso a
toda la información de la empresa de manera modular y basada en roles
-
Compartición
de la información relevante para cada uno de los procesos que los requieran
-
Reducción
de los costes asociados y reducción de tiempos
-
Análisis
de estado de la empresa desde una visión global
Aunque
las ventajas son muy atractivas, también se observan algunas desventajas que se
deben analizar antes de integrar una solución ERP en la empresa:
-
Es
necesario tener integrado en los costes de implantación, los recursos
necesarios para formar a cada trabajados y su reciclaje continuo
-
Se deben
identificar perfectamente los roles de cada uno de los trabajadores que operen
con el ERP. La asignación correcta de permisos evitará la propagación de
errores y las fugas de datos
-
La
instalación y puesta en marcha de un sistema ERP es costosa económicamente y en
tiempo.
-
El acceso
a recursos puede verse como un cuello de botella. El ERP debe dimensionarse
para evitar que las bases de datos sean un punto de fallo crítico
-
Hay que
identificar procesos que utilicn datos comunes de manera concurrente. No hay
que dejar que se “corrompan” con valores antiguos o inexactos con el estado actual
de la empresa
-
Posiblemente
los programas antiguos de gestión sean incompatibles con los modelos de datos
del ERP
-
Si la
empresa es grande, el hecho de compartir información entre departamentos puede
resultar contraproducente
A
veces el coste de implantarlo a medida encarece la propia implantación por lo
que se recomienda intentar adaptar los procesos de la empresa a configuraciones
predeterminadas de la herramienta ERP. Aunque las ventajas son puramente
económicas, hay que analizar qué cambios en los procedimientos de trabajo que
tienen automatizados los propios empleados pueden determinar el éxito o el
fracaso de la implantación. Una política de transparencia, información y
recepción de temores de estos empleados a los gestores de la empresa puede
resultar tremendamente positiva, implicando de manera proactiva a todos los
empleados en un cambio tan radical en la propia concepción de la información y
su tratamiento en la empresa.
A
la hora de elegir un sistema de gestión empresarial ERP se debe analizar las
diferentes soluciones existentes en el mercado. En los últimos años, el tejido
empresarial dedicado a los ERP ha crecido de manera sustancial, pudiendo
adaptar los módulos a modelos empresariales tan distintos como la
administración pública, sistemas de telecomunicaciones, centros sanitarios,
construcción, servicios energéticos, etc. El mayor proveedor de herramientas
ERP hoy en día es SAP, con una cuota de mercado del 30%. Otros proveedores
comerciales son Oracle E-Business Suite, Sage Logic Class/ERP X3 o Microsoft
Dynamics
Otras
corporaciones distintas a las comentadas anteriormente también han visto en los
ERP el modelo ideal para incrementar su productividad. La principal desventaja
de estas pequeñas empresas es que no pueden asumir una implantación a medida de
toda su organización por motivos meramente presupuestarios. Aunque es posible
acceder a ERP comerciales genéricos de coste económico más reducido, estas
pequeñas empresas comenzaron a analizar las alternativas abiertas u OpenSource.
Efectivamente el mundo del software libre también posee herramientas ERP que no
tiene nada que envidiar a las más completas de las comerciales. Como ejemplos
de ERP OpenSource podemos nombrar a los siguientes:
-
Fisterra:
ERP dedicado a las reparaciones de garajes y talleres mecánicos. Tiene módulos
de clientes, reparaciones, facturación, almacén, caja, contabilidad y gestión
documental
-
OpenBravo:
Es un ERP basado en software libre que permite acceder a sus funcionalidades a
través de un navegador vía Internet, con una parametrización basada en
necesidades (Casi sin programación), y cuyo coste es muy reducido integrando
una implantación “en la nube” o en los propios servidores de la empresa
(Windows o GNU/Linux)
-
AbanQ:
OpenSource español iniciado desde 2001 y que ha llegado a considerarse uno de
los mejores ERP. La empresa que lo liberó y que lidera su desarrollo, InfoSiAL
S.L. lo pone disponible tanto para Windows como para GNU/Linux. El modelo de
negocio de la empresa es la adaptación, creación de extensiones y la formación
sobre el software a las empresas que lo requieren
-
OpenERP,
anteriormente llamado Tiny ERP. Es un sistema muy modular que permite comenzar
con una versión muy simple e ir agregando módulos a medida que el usuario los
vaya necesitando. Su flexibilidad es referenciada debido a que su configuración
se puede realizar mediante una interfaz gráfica, intuitiva y sencilla.
-
PenXpertya
La
elección de un ERP comercial u Opensource dependerá de muchos factores. Si bien
es cierto que los sistemas comerciales ofrecen un soporte continuado de la
aplicación, se han de analizar fríamente todos los costes de adaptación,
garantías, renovación de mantenimientos, etc. No mayor error que elegir un ERP
y darse cuenta de que realzia multitud de funciones salvo la que realmente se
quiere. Por ello normalmente se recomienda las empresas pequeñas que elijan
aquel que se adapte a la mayoría de sus necesidades sin que les penalice con
cargas burocráticas elevadas por los procedimientos implantados.
Seguridad
En
todo entrono empresarial que haya informatizado sus procesos, debe existir un
sistema que permita conservar y mantener los datos de manera íntegra durante
todo su período útil. Se debe por tanto, evitar una serie de riesgos que
comprometan la estabilidad del sistema y la propia continuidad del negocio
empresarial.
Para
aumentar la seguridad de los sistemas se han de analizar los riesgos a a los
que puede estar sometido nuestro entorno informatizado (ya sea ERP o no). Por
ello, se podrían clasificar los riesgos de la siguiente manera:
-
Riesgos
físicos: son aquellos que pueden suceder cuando fallan algunos componentes
electrónicos de nuestro sistema informático. Fallos como la rotura de los
discos duros, memorias, pueden ser los más habituales. Las causas por las que
pueden fallar son muy variadas como su fin de vida útil y las agresiones
externas (altas temperaturas de la sala, incendios, inundaciones, explosiones o
incluso robo de componentes)
-
Riesgos
lógicos: son aquellos que pueden suceder
cuando hay una política inadecuada de autenticación en los sistemas
informáticos, accesos no autorizados, bugs y errores en el sistema operativo o
en el software utilizado, intrusiones externas a través de la red o la
instalación de software incompatibles o que tengan una funcionalidad oculta
(troyano) que limite el funcionamiento del sistema informático.
Una
correcta gestión de los riesgos a los que puede estar sometido un sistema
informático permite mantener una continuidad de la línea de negocio ante
cualquier contingencia que suceda. Por ello es necesario realizar la
identificación de los riesgos durante todo el período útil del sistema
informático (antes, durante y después de la instalación de un sistema
informático)
Ante
los riesgos físicos se deben ubicar los sistemas informáticos en habitaciones
acondicionadas para su función. Deben ser climatizadas para evitar el
sobrecalentamiento de los sistemas. No deben estar en las partes bajas de un
edifico o si lo están, que una inundación no pueda limitar su uso. Debe contar
con sistemas de detección contra incendios, con medidas preventivas y
correctivas. El control de acceso a la sal debe estar regulado y protegido para
evitar robos y hurtos de material. Y sobre todo, una política de copias de
seguridad que permita salvaguardar los datos importantes ante una catástrofe no
contemplada
En
el ámbito de los ERP, los datos que almacenan las bases de datos deberían ser
la principal fuente de preocupación. Una política de copias de seguridad
continuada que permita almacenarse en otras ubicaciones distintas a las del
edifico de la empresa, permitirá restaurar el sistema en cualquier otro sitio
con los datos salvados hasta el momento
Importación y Exportación
de información
El
almacenamiento de la información empresarial en un ERP permite tener de manera
centralizada toda la lógica de negocio. Una vez establecidas la instalación y
las políticas de seguridad, los usuarios deberán utilizar este sistema y no el sistema anterior para mantener la
coherencia de los datos y la continuidad del negocio. En algunos momentos se
necesitará realizar informes sobre nóminas o facturación por ejemplo, por lo
que el propio ERP deberá proporcionar
dichos datos de manera fácil y sencilla a través de formularios
predefinidos.
Pero
puede darse el caso de que no exista un formulario concreto que muestre lo que
el usuario necesita puntualmente. Esto puede suceder cuando se informatiza todo
un sistema con un ERP y se viene de un sistema anterior que funcionaba de
manera manual. Los gerentes en estos casos ven que el sistema puede
proporcionar cualquier información para optimizar los recursos empresariales y
solicitan a los usuarios ERP dicha información (Si ellos mismos no la pueden
obtener por sus permisos). Si dicho formulario de extracción de información no
existe, podrá desencantar a los gerentes con el sistema implantado. Quizás el
conjunto de módulos contratados o activos en ese momento no permitan esas
consultas.
Para
solucionar este problema siempre se
pueden generar formularios nuevos que consulten a las bases de datos del
sistema ERP lo necesario para generar el informe solicitado. La creación, por
tanto, de nuevos formularios se antoja fundamental para flexibilizar el acceso
y extracción de información empresarial.
No
todos los sistemas ERP tienen la misma forma de generar formularios y
resultaría tremendamente extenso indicar en este libro cómo realizarlo para
cada ERP concreto. Por ello vamos a indicar una serie de técnicas de extracción
de información que pueden resultar independientes del sistema ERP implantado. Las
maneras de extracción de información podrían ser:
-
Conectores
(importación/exportación)
-
Exportación
a documentos ofimáticos
-
Importación/Exportación
en ficheros XML
-
Importación/Exportación
en ficheros CSV
Los
conectores son pequeños módulos software que permiten acceder a las base de
datos de los sistemas ERP. Dependiendo del ERP que se utilice, la programación
de estos conectores se realizará en un lenguaje de programación como C/C++.
Java, Python, shell, etc. La creación de un conector requiere de experiencia en dicho lenguaje de programación
y, sobre todo, conocimiento de la arquitectura y estructura del propio ERP.
Como parece obvio, un conector que se desarrolle para un ERP no tiene por qué
funcionar en otro ERP distinto, pero la programación ad-hoc del conector que se
necesita permitirá ser más ágiles a la hora de generar documentación no
contemplada en la implantación inicial. Además permite adaptar el sistema ERP
en cualquier momento a nuevas necesidades.
Cabe
destacar que si un pequeño conector programado por un usuario del ERP se
publica como OpneSource, cualquier usuario de otras empresas que usen el mismo
ERP podrían utilizarlo. Esto genera una corriente muy positiva donde las
necesidades de unos pueden ser cubiertas con las necesidades de otros. El coste
podría ser cero. De esta manera unos y otros se pueden beneficiar de un
movimiento como puede ser el OpenSource.
En
relación a la exportación a documentos ofimáticos, todo dependerá del ERP
concreto implantado y si posee esta característica de exportación de
información. Muchos de ellos permiten, de un formulario del ERP, generar un
documento tipo procesador de textos que contiene el informe solicitado. Si el
informe que se quiere obtener no es completo, siempre se puede partir de uno
parcial y manualmente completarlo con los datos que no exporta inicialmente.
También se pueden solicitar datos en bruto, tal y como se haría con una base de
datos normal, generando un documento tipo hoja de cálculo donde trabajar
posteriormente para extraer la información buscada.
En
los últimos tiempos los sistemas ERP suelen utilizar importadores de otros
sistemas ERP para hacer una transición más sencilla. Estos importadores suelen
hacer una conversión previa a XML donde reconocer entidades y atributos que le
son conocidos. Al fin y al cabo, la estructura de la información a almacenar en
una nómina o en una factura suele ser tremendamente similar de un sistema ERP a
otro. Si el sistema ERP puede importa o exportar a XML nada impode utilizar
esos datos exportados para generar una hoja XSL, y aplicar las transformaciones necesarias
para obtener la información requerida
En
lo relativo a la exportación CSV (Valores separados por comas), es ampliamente
utilizado en años anteriores. Cualquier fichero CSV podría ser leído simplemente
con una hoja de cálculo. A partir de ahí, el simple conocimiento de creación de
fórmulas o scripts podría facilitar la extracción de la información que
inicialmente no nos permite extraer un formulario predeterminado del ERP
A
modo de ejemplo, OpenERP permite la exportación de datos e informes mediante
hojas de cálculo y CSV. Además permite los siguiente métodos:
-
Modificación
delos ficheros “RML”. Estos ficheros contienen un informe que puede extraer
información del sistema ERP. Si conocemos el fichero “RML” que más se aproxima
a lo que se quiere obtener , el simple cambio podría generar un nuevo informe
acorde a nuestras necesidades. Para ello se requieren altos conocimientos de
programación y de la estructura del fichero, pero es el que ofrece mejores
resultados y permite modelar el ERP a lo que se quiera en cada momento
-
Modificación
de los ficheros SXW que se utilizan para generar los informes. Si los cambios
son mínimos como los estilos del documento, formatos, colores, negritas, erc,
esta plantilla OpenOffice se puede modificar mostrando resultados de manera
transparente para el usuario. Se requiere tener conocimientos de la herramienta
OpenOffice y del módulo ERP que accede a este tipo de documentos.
-
Utilización
de herramientas de generación de informes tipo Jasper/ireports. Es una
herramienta que permite definir informes nuevos a medida mediante un interfaz
gráfico bastante intuitivo. Es una herramienta similar a la comercial Crystal
Reports. Para poder utilizar este gestor de informes es necesario integrar un
nuevo módulo en OpenERP llamado “jasper_reports”
Para
finalizar, a veces un usuario requiere integrar parte del sistema ERP con algún
módulo que permita utilizarlo conjuntamente con el correo electrónico. Una
integración con el gestor de correo permitirá, por ejemplo, definir plantillas
de envío para cada uno de los clientes para realizar tareas de mailing
adjuntando documentación personalizada para cada envío. Para hacer esto posible
se requerirían dos módulos: uno que se instale en el propio ERP como un
conector y otro módulo que se instalase en el gestor de correo electrónico que
utiliza el usuario que demanda esta funcionalidad. Esto requeriría que
existiese un módulo, por ejemplo, para thunderbird, Outlokk, FoxMail o incluso
GMail o Hotmail
Propuesta
de práctica
Se
propone elegir uno de los ERP Opensource indicados en este capítulo que
permiten la utilización de sus demos online (p.ej OpenBravo, OpenERP)
Una
vez elegido el ERP, se pide identificar los siguiente:
-
Los
recursos hardware que son necesarios para la instalación del sistema ERP
elegido
-
Los
módulos que tienen activos en su portal web y su ubicación dentro del interfaz
gráfico. Al menos se deben identificar los siguientes:
o
Inventario/Logística
o
Ventas/Marketing
o
Producción
o
Recursos
Humanos
o
Finanzas
-
Donde se
puede acceder a los formularios donde
exportar información de las bases de datos del ERP
-
Dónde se
dan de alta a los usuarios y dónde se asignan los permisos que se pueden
utilizar en el ERP
-
Dónde se
puede hacer una copia de seguridad del sistema ERP
Tabla comparativa ERPs
OpenSource
|
Nombre
|
URL
|
Desarrollado en…
|
Programado en…
|
Licencia
|
|
OpenBravo
|
|
España
|
Java
|
OpenBravo
Public License
|
|
OpenERP
|
|
Bélgica
|
Python
|
OpenERP
Public License
|
|
Fedena
|
|
India
|
Ruby
|
Apache
License
|
|
Adempiere
|
|
España
|
Java
|
GPL
|
|
ERP5
|
|
Brasil
|
Python
|
GPL
|
Tabla comparativa de ERPs
comerciales
|
Nombre
|
URL
|
Desarrollado en…
|
Programado en…
|
Cuota de mercado
|
|
SAP
ERP
|
|
Alemania
|
ABAP/4
|
30%
|
|
Oracle
E-Business Suite
|
|
Estados
Unidos
|
---
|
22%
|
|
Sage
ERP X3
|
|
Australia
|
SOA/WOA
|
18%
|
|
Microsoft
Dynamics ERP
|
|
Estados
Unidos
|
C/AL
(similar a Pascal)
|
15%
|
|
InforERP
|
|
Estados
Unidos
|
---
|
8%
|
Para
más información:
Lista
con paquetes de software ERP:
Para
realizar comparaciones entre distintos elementos ERP
